Parte introdutória ao Treinamento de Capacitação de Lideranças: Formatação Técnica I
Você como líder, já se perguntou como são definidas as diversas ações?! Ou, em que momento eu uso uma e outra?! Ou ainda, se existem mesmo todas essas ações ditadas por ai: Ação do Dia, Ação Corretiva, Ação Preventiva, Ação de Rotina, Ação Integralizadora, Ação Inovadora, Ação Imediata, dentre outras. São muitas as perguntas sobre esse tema, nesse tópico, vamos tentar esclarecer o máximo delas.
Primeiro vamos tentar esclarecer quanto aos nomes colocados para a “AÇÃO A SER ADOTADA”. Existem diversas denominações dadas por Empresas e até mesmo utilizadas como jargões em Reuniões e publicações diversas, mas são somente três as que realmente devemos focar nosso trabalho, sendo elas: Ação Corretiva, Ação de Melhoria e Ação Preventiva. Vejamos ainda, na configuração das Normas o embasamento para tal: A ISO 9000 identifica três tipos diferentes de ação, a Ação Imediata, Corretiva e Preventiva; mas, como buscamos alinhar a hierarquia da Documentação do SGQ à nossa rotina, de maneira simplista, prática e assertiva, podemos alinhar o aludido com as definições dadas em seu escopo de trabalho, ou seja, assim fica definido a utilização das Ações denominadas como: CORRETIVA; PREVENTIVA; e, de MELHORIA.
Ação Corretiva: Ação para eliminar a causa de uma não conformidade/ reclamação identificada ou outra
situação indesejável. Podem existir mais de uma causa para não conformidade. A Ação Corretiva é
executada para prevenir a repetição.
Ação Preventiva: Ação para eliminar a causa de uma potencial não conformidade (pode existir mais de uma
causa para uma não conformidade potencia) ou outra situação potencialmente indesejável. A Ação
Preventiva é executada para prevenir a ocorrência.
Ação de Melhoria: É a ação para inclusão em um Plano de Ação e Controle de Pendências. É uma Ação de
melhoria ou correção de deficiência não classificada pela equipe verificadora como não conformidade, que
representa uma oportunidade de melhoria para o SG do núcleo verificado.
Para onde ir? Tipos de ação decorrentes da análise de indicadores
Definidas as Ações que devem fazer parte da nossa rotina, precisamos saber quando elas devem ser colocadas em prática. De um modo geral a cada ciclo da análise dos Indicadores de Desempenho, podem ser definidas Ações Corretivas, Preventivas ou de Melhoria.
Ação Corretiva é uma ação ou conjunto de ações tomadas para que um Indicador que está fora da meta tenha a ficar dentro da meta em algum dado momento esperado no futuro. Num determinado ciclo de análise, pode não ser necessário à programação de ação para um Indicador fora da meta, tendo em vista que ações definidas em ciclos de análise anteriores ainda estão em fase de implantação ou já forma implantadas, porém seus efeitos ainda não ocorreram. Quanto a Ação Preventiva é uma ação ou conjunto de ações tomadas para evitar que um Indicador, que está dentro da meta, porém com tendência desfavorável, venha a ficar fora da meta em dado momento no futuro. A definição da necessidade de implementar ação preventiva deve levar em conta o risco do resultado ficar foda da meta nos próximos ciclos de análise. Ação de Melhoria é uma ação ou um conjunto de ações tomadas para melhorar ainda mais o resultado de um Indicador que está dentro da meta e com tendência estável ou de melhoria. A definição da necessidade de implementar ação de melhoria deve considerar o custo/benefício da ação e a disponibilidade de recursos para sua execução. Para todas as Ações citadas, mas principalmente para essa, deve ser observado os possíveis riscos geradores.
A seguir, sintetizamos os tipos de Ação a ser aplicadas, conforme menção acima; com exemplo de um indicador onde a meta está representada por uma linha pontilhada na cor roxa e os resultados obtidos, representados por uma linha contínua verde. Em todos os mini gráficos, considere que o Resultado quanto mais para cima, melhor (gráfico de autoria própria).
